Comunicação escrita nas empresas: um diferencial

Por Fernando Botto

Uma comunicação bem escrita deve contemplar quatro elementos: o problema ou a situação a ser comunicada, o destinatário da mensagem, a intenção e a sua finalidade. Quando deixamos de atentar para esses elementos numa mensagem importante, temos a tendência de adotar um estilo e uma estrutura de comunicação de rotina, às vezes inapropriada para a situação.

Um problema/situação possui três faces: a causa, a consequência atual e a consequência futura. Cada face pode envolver um conjunto diferente de pessoas a serem comunicadas e isso deve ser considerado na comunicação. É comum notar e-mails enviados em cópia para várias pessoas sem uma definição clara de quem é responsável pelo quê.

A definição do destinatário da mensagem deve ser alguém que coopere na solução do problema e a intenção ou intencionalidade é a maneira como o assunto é conduzido. Assim, a finalidade se consolida como o resultado que é esperado do destinatário da mensagem. Este resultado deve ser analisado como um benefício pretendido e indicará uma ação, uma atitude, enfim, o que você deseja que aconteça.

Profissionais que se comunicam bem por escrito estão um passo à frente daqueles que não dominam muito bem essa competência. No entanto, vale a pena frisar que nem toda a comunicação escrita deve ser planejada em seus detalhes, por serem consideradas de rotina administrativa. O planejamento deve ser reservado para contextos de maior complexidade e que justifiquem o valioso tempo que é investido para se escrever um bom texto.

Fernando Botto é Professor de Negociação, Gestão de Conflitos e Comunicação Interpessoal e diretor adjunto da Estação Business School.

Depoimentos sobre a EBS

O mundo precisa de líderes e é isso que a EBS forma, pois além de nos ensinar a pensar estrategicamente, sempre fomos incentivados a questionar o senso comum e a conduzir pessoas em busca de resultados. Empresas são feitas de pessoas, e na EBS pude desenvolver muito a minha formação humana. Foi uma experiência muito enriquecedora!

Leonardo Baggio – Baggio Imóveis